Odredbe člana 14.Zakona kojima je propisano da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dužan je da donese:
- OPŠTI AKT o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- LISTU KATEGORIJA arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja - na koji saglasnost daje javni arhiv
- OPŠTI AKT o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Izradu opštih akata , odnosno vođenje i dostavljanje prepisa arhivske knjige trebalo bi da vrši odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, kojeg je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan da odredi (shodno članu 9. stav 2. tačka 2 Zakona). Računovođa treba samo da učestvuje, ako je potrebno, u listi kategorija.
Rok za predaju Arhivske knjige je 30.april tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Nadležni Arhiv za teritoriju Jagodine, Svilajnca, Ćuprije, Paraćina, Rekovca i Despotovca je ISTORIJSKI ARHIV "SREDNJE POMORAVLJE" JAGODINA.
Dokumentarni materijal je celina dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata iz člana 2. stav 1. tačka 3. ovog Zakona, među kojima su navedena i:
- javna preduzeća
- privredna društva (podrazumevaju se i :mikro, mala i srednja preduzeća)
- preduzetnici i
- druga pravna lica.
Arivska građa je samo dokumentarni materijal koji se trajno čuva, a rokove čuvanja, svake kategorije dokumenata, utvrđuje stvaralac i imalac (osim fizičkih lica).
Arhivska građa koja se trajno čuva, ne sme se oštetiti ni uništiti, bez obzira na to da li je mikrofilmovana ili digitalizovana. Čuva se trajno u obliku u kom je nastala.
Izvorni oblik dokumentarnog materiijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.
Obaveze stvaralaca i imaoca arhivske građe:
Da obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala
Da odredi odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom
Da evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu
Da predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom
Da osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu
Da vodi Arhivsku knjigu na propisanom obrascu
Da dostavi nadležnom arhivu prepis najkasnije do 30.aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini
Da pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)
Da odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
Da omogući Ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor
Da postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala
Da obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Comments